Van egy vékony vonal a naiv és a NAIH-álló vállalkozás között. Az egyik reménykedik, hogy elkerüli a figyelmet, a másik pedig tudja, hogy a kötelezően kezelendő dokumentumai rendben vannak.
Sokan azt hiszik, az adatvédelem csak egy szükséges rossz, amíg meg nem érkezik az első hivatalos levél. Erről már többször is írtam itt a blogon. Valamint arról is, hogy saját küldetésemnek tekintem, hogy bebizonyítsam ennek az ellenkezőjét. Az adatvédelem ma már olyan, mint egy jól megírt garanciajegy. Biztonságot és presztízst nyújt a vállalkozók számára.
Éppen ezért ma az adatvédelmi dokumentumok minőségéről lesz szó, mert ez az egyik legnagyobb csapda a vállalkozók számára. Ki kezeli, milyen időközönként frissíti, hogyan biztosítja a naprakész működést?
2018 környékén a legegyszerűbb megoldások között az ingyenes vagy nem ingyenesen letölthető minták és sablonok voltak az első helyen. Ám ez olyan, mint az önjelölt autószerelés: olcsó, amíg szét nem esik az autópályán. A minap rákerestem és alig hittem a szememnek: még ma is vannak olyan oldalak, ahol ezek az üres dokumentumok elérhetőek. Ezért nézzük is végig, mit jelent ezek használata egy vállalkozás számára.
Ingyenes minta a netről: Megmentő vagy időzített bomba?
Lássuk be, elég csábító megoldás: csak beütik a keresőbe, letöltik az első „Adatkezelési Tájékoztató mintát”, beírják a céged nevét, és kész is, nem? Sajnos a NAIH nem ilyen naiv. S ezen még a chatgpt sem segít, bár, tény és való, hogy nagyon ügyes. Ám itt is elég egy hibás jogalkalmazás és máris bukott a mutatvány. Erre is volt már példa…
De vegyük is sorra a pro és kontra érveket, hogy tisztán lássunk:
PRO (Amiért sokan választják):
- Ingyen van elég baráti áron van: így első ránézésre nem kerül semmibe.
- Azonnal kész: Két kattintás, és már fent is van az oldalon.
- „Hasonlít a jogira”: Van benne sok paragrafus, tehát komolynak tűnik.
KONTRA (Amiért a bírság fájni fog):
- Nem az Ön vállalkozása által kezelt személyes adatok kezelésére lett elkészítve: A minta nem tudja, használ-e hírlevélszoftvert, köt-e szerződést, vagy milyen sütiket futtat. Nem ismerteti meg az adatkezelővel a jogalapokat, azok közötti összefüggéseket, különbségeket, érintetti jogokat és kötelezettségeket.
- Elavult: A neten keringő minták 90%-a 2018-as. Azóta a szabályozás és a hatósági gyakorlat is rengeteget változott.
- Hamis biztonságérzet: Az adatkezelő azt gondolja, védve van, de egy ellenőrzésnél a „minta” lesz az első, amibe belekötnek, mert látszik rajta, hogy nincs mögötte valódi folyamat.
Hiszen az adatkezelés – hasonlóan egy könyveléshez – folyamatos adminisztrációt és naprakészséget vár el az adatkezelőtől az aktuális jogszabályok tekintetében is.
Az én tanácsom: Egy minőségi adatkezelési dokumentum nem attól jó, hogy sok oldalas, hanem attól, hogy valósághű. Pont az Ön vállalkozására szabott.
A kérdés: Megér-e tehát néhány tízezer forint spórolást egy több milliós bírság kockázata? Törekedjünk a NAIH-álló megoldásokra!